Placa avisando que a empresa está fechada
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Como fechar o escritório para as férias ou feriados

Preparar seu escritório antes de fechar para as férias ou feriados prolongados exige uma preparação cuidadosa. O envio de mensagens adequadas garantirá que seus clientes, fornecedores e funcionários possam planejar esse tempo que sua empresa estará fechada, e isso significa que você não terá que lidar com muitas reclamações irritadas antes e depois desse período. Isso deve proporcionar férias despreocupadas e um merecido descanso.

Aqui está um checklist simples de etapas, desde a configuração das mensagens de fim de ano até o que manter ligado e desligado, isso tornará o fechamento para o seu feriado tranquilo e lucrativo.

Avise os funcionários, clientes e fornecedores

Certifique-se de avisar as partes interessadas em sua empresa com pelo menos de duas a quatro semanas de antecedência. Os funcionários podem ser notificados e lembrados por meio de sistemas de calendário do escritório, notificações por e-mail, placas e postagens pelo escritório. E não se esqueça dos lembretes de follow-up, nem todas as mensagens são lidas de primeira.

Você pode avisar os clientes por meio do seu site e da mensagem de atendimento automático no seu sistema de telefonia.

Avise os fornecedores (especialmente aqueles com programações de entrega recorrentes) por e-mail ou telefone.

Avise a equipe ou serviço de segurança

Avise sua equipe ou serviço de segurança sobre as próximas datas de fechamento. Certifique-se de que seus provedores de segurança tenham uma lista de contatos de emergência atualizada que contenha as informações de contato, incluindo números de telefone, para você e seus principais funcionários. Eles devem saber com quem entrar em contato no caso de um problema de segurança, mesmo quando o escritório estiver fechado para negócios, e quem está autorizado a permanecer no prédio durante o fechamento.

Altere a mensagem automática de atendimento

Uma ou duas semanas antes do fechamento, grave uma mensagem do atendimento automático em seu sistema telefônico explicando que o escritório permanecerá fechado por um longo período. Inclua a data em que você fechará e quando espera reabrir. Antes de sair, grave uma segunda mensagem automática que deixa claro quando você retornará e, quando apropriado, a quem as pessoas devem direcionar quaisquer dúvidas em sua ausência.

Se você fornece serviços de emergência, como resfriamento, encanamento ou outros serviços essenciais ao cliente, certifique-se de informar as pessoas como entrar em contato com o serviço de atendimento ou telefone celular no caso de uma emergência.

Avise seu serviço de atendimento

Avise sua secretária eletrônica sobre as datas de encerramento do escritório e atualize sua lista de contatos com os telefones dos funcionários que estarão de plantão. Certifique-se de que eles sabem quem contatar em situações específicas; você não quer gerentes de alto nível alertados no caso de um problema de entrega, por exemplo.

Altere a mensagem do correio de voz

Se o seu sistema telefônico permite que os funcionários recebam chamadas externas em suas mesas, instrua-os a gravar uma mensagem de "fechado para os feriados" ou uma saudação de correio de voz "fora do escritório" que fornece as pessoas detalhes essenciais sobre o fechamento. Os funcionários devem informar quando eles retornarão ao escritório e o que fazer se precisarem de assistência imediata enquanto o escritório estiver fechado. Na maioria dos casos, você não quer que os funcionários forneçam informações de contato pessoais.

Desligue os equipamentos do escritório

Economize energia e dinheiro desligando todos os equipamentos de escritório não essenciais, incluindo lâmpadas de mesa, copiadoras, impressoras e computadores. durante o desligamento. Você ficará surpreso com a economia de custos que pode fazer

Servidores de backup.

Se você tiver computadores e servidores, certifique-se de que o ciclo de backup seja executado adequadamente antes e depois do desligamento. Reduza sua exposição a um desastre programando seu backup externo para uma coleta antecipada. TI é uma área onde você deseja ter instruções claras com quem entrar em contato em caso de problemas, por isso certifique-se de que seu serviço de atendimento esteja corretamente informado.

Não desligue

Existem alguns equipamentos de escritório que você não deve desligar, incluindo:

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