Alugar seu primeiro espaço de escritório é igualmente emocionante e aterrorizante. Se você está trabalhando em casa, onde a maioria das pequenas empresas começam, o custo adicional pode ser assustador. Deixar para trás as distrações e demandas de casa e família, no entanto, pode fazer uma grande diferença para sua produtividade, e te dar o espaço e a liberdade de contratar mais funcionários.
Antes de se aventurar e alugar seu primeiro escritório para sua empresa, você precisa definir suas necessidades e seu orçamento. Aqui está o que você precisa considerar.
Alugar um espaço dedicado ou um Coworking?
Se você tem uma equipe pequena ou está trabalhando sozinha e apenas precisa sair de casa, espaços de coworking tem muito a oferecer. Eles são prontos com mesas e cadeiras, Wi-Fi, decoração e muitas vezes oferecem comodidades como café e lanches. É mais acessível e conveniente e está disponível na maioria das cidades. Eles também acomodam equipes inteiras com salas privativas até uma mesa em um espaço aberto, se você escolher um provedor bem estabelecido como o WeWork.
Alugar um escritório leva um pouco mais de esforço. Você precisará de um orçamento para móveis, eletricidade, linhas telefônicas, Wi-Fi, decoração, cafeteira, etc.
Escolhendo o local certo
Encontrar espaço nas áreas mais afastadas pode ser desafiador. Nas cidades, pode ser caro. Se você já tem uma equipe, você quer um local central que seja fácil de chegar. Centros da cidade tendem a ser sofisticados e têm vantagens de transportes, restaurantes de bairro, lojas, academias e bares para socializar após o trabalho. Ao mesmo tempo, o trânsito e o estacionamento podem ser um pesadelo. Em parte para evitar essas questões, um número crescente de pessoas está usando a bicicleta como meio de transporte.
Se um endereço na cidade é absolutamente necessário, certifique-se de que o estacionamento é acessível para sua equipe e para potenciais clientes.
Como o ciclismo para o trabalho está se tornando mais comum, verifique se o espaço escolhido tem estacionamento para bicicletas.
Se o orçamento é uma preocupação, olhar para cidades menores ou bairros mais afastados do centro pode ser um local acessível e atraente.
Tamanho e layout
Para um negócio em crescimento, essa pode ser a questão mais difícil de responder. Qual tamanho de escritório você precisa? Você precisa de espaço suficiente para acomodar o número de funcionários que você terá através do final do contrato. Se o espaço começar a ficar apertado e você está trancado em um longo acordo, você tem opções hoje. Para aproveitar um espaço menor, considere horários flexíveis e trabalhadores remotos, que são opções atraentes, e podem ajudá-lo a atrair melhores talentos.
Pense se você precisará do seguinte:
- Sala de reuniões
- Uma sala de descanso.
- Cabines de telefone
- Quaisquer outros quartos dedicados
Figura despesas de escritório
Orçamento para o seu escritório pode ser complicado. Além do custo da locação, você pode ter comprar móveis, material de escritório e decoração. Você precisará de máquinas de escritório oi uma impressora? Você precisará levar em consideração o custo de compra ou alugar estes item também.
Sinalização e materiais impressos são outra consideração. No mínimo, você precisará de um nome da empresa e o logo na porta e cartões de visita para os funcionários. Você também pode querer colocar alguns materiais no escritório fazendo propagando de seus serviços ou ofertas especiais, folhetos e outras peças informativas.
Faça uma planilha para despesas esperadas e procure áreas onde você possa cortar custos. Você pode economizar dinheiro fazendo as perguntas certas, como o que o aluguel inclui e onde os negócios podem ser negociados. Alguns aluguéis incluem serviços públicos, segurança, áreas comuns e estacionamento.
Você também pode precisar fazer um orçamento para reparos. Se uma empresa de mudanças fizer um buraco na parede ao mover uma mesa, você paga por isso ou o aluguel inclui a manutenção do prédio?
Antes de decidir sobre um espaço, certifique-se de entender as letras miúdas dos contratos de aluguel dos edifícios que você está considerando. O que está incluído - ou não - pode fazer ou quebrar a acessibilidade.
Personalize seu escritório
É o seu espaço e você quer se sentir confortável nele. Pintura, papel e decorações penduradas são normalmente aceitáveis na maioria dos termos de aluguel, mas antes de começar a arrancar paredes e colocar molduras de coroa, verifique o contrato de aluguel e verifique novamente com o proprietário.
Duração do contrato
Você pode economizar dinheiro assinando um contrato de aluguel mais longo, pois o locador pode cobrar um aluguel mais baixo por mês, mas o espaço será suficiente em um ano? Cinco anos? Se você está confiante de que o espaço é suficiente (ou se os termos de quebra de contrato são razoáveis), um contrato longo pode ser uma boa estratégia a longo prazo. Se os aluguéis aumentarem, você não sofrerá com isso, evita as despesas e os transtornos da mudança, e quem realmente quer se mudar, afinal?
Saída estratégica
Se sua empresa aumentar seu espaço antes do término do aluguel, você precisará entender como pode rescindir o contrato legalmente. Frequentemente, os aluguéis contêm cláusulas para a saída, apenas certifique-se de entender sobre o aviso prévio que você é obrigado a dar e quanto custará. Se não houver cláusulas no contrato de locação, pergunte sobre elas antes de assinar.
Escolha sabiamente
Se você decidir adquirir um espaço de escritório, faça-o com sabedoria. Considere seus funcionários, quem são ou quem você provavelmente contratará. Os mais jovens podem se sentir mais confortáveis em um conceito moderno de escritório aberto, onde podem colaborar; idosos podem preferir a privacidade de escritórios separados. A cultura da sua empresa depende fortemente da configuração e da ambientação dos arredores. Quanto mais confortáveis e em casa seus funcionários estiverem, mais felizes eles serão. A felicidade deles refletirá na qualidade do trabalho e na saúde em geral.
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