Um dos maiores problemas que os proprietários de pequenas empresas enfrentam é o acesso ao capital. Portanto, atividades como roubo ou fraude podem paralisar uma pequena empresa em um piscar de olhos.
Um cliente nosso, dirigia uma empresa de contabilidade atendendo a pequenas empresas. Um cliente de, Carlos, dirigia um negócio de aluguel de guindastes de construção. Seu escritório para duas pessoas estava repleto de fotos, revistas e modelos de guindastes, ele era um cara apaixonado. Mas os números não eram seu ponto forte.
Carlos, seu contador e fraude
Por cerca de 15 anos, Carlos teve uma contadora que cuidava de todas as suas finanças, incluindo cartão de crédito corporativo, folha de pagamento, reconciliações bancárias e contas. Empresas maiores não permitiriam que uma pessoa tivesse tanto controle sobre dinheiro e finanças, mas no caso de Carlos, ele achava que essa segregação de funções era impraticável.
Só depois que ela saiu é que ele descobriu que sua contadora estava agindo de forma fraudulenta, custando à sua empresa cerca de R$ 100.000,00.
Descobriram que sua contadora, ao administrar a folha de pagamento, reteve o imposto de renda dos contracheques dos funcionários, mas não estava enviando pagamentos às instituições governamentais em nome dos funcionários, nem estava enviando a parte exigida do empregador dos impostos sobre a folha. Em vez disso, os fundos estavam sendo usados para beneficiá-la pessoalmente. Isso colocava tanto a empresa quanto os funcionários de Carlos em uma posição de dever quantias significativas em impostos sobre a folha de pagamento atrasada.
Também descobrimos que o cartão de crédito de Carlos foi usado para despesas pessoais, incluindo uma noite no Hilton.
Carlos dirigia a empresa há muitos anos e deveria estar a apenas alguns anos da aposentadoria. Mas as perdas financeiras causadas do esquema de roubo de vários anos foram esmagadoras e ele demorou muito para se recuperar.
No entanto, não se tratava apenas de dinheiro. Carlos ficou arrasado ao saber que alguém em quem ele havia confiado por tantos anos o traiu de maneiras tão recorrente e ofensivas.
No final das contas, conseguiram colocar Carlos e sua empresa no caminho da recuperação, mas isso ainda custaria a ele uma quantidade considerável de dinheiro.
Existem várias lições que os proprietários de pequenas empresas podem tirar da situação de Carlos, para ajudar a melhorar sua segurança financeira:
1. Não dependa de uma única pessoa para as finanças
Como proprietário de uma empresa, você deve estar ciente das receitas e despesas que entram e saem de sua conta bancária regularmente. Também entendo que pode ser difícil encontrar tempo ou que você pode ter dificuldade em compreender como funcionam alguns impostos e pagamentos. Se for esse o caso, peça a um contador externo para revisar seus livros regularmente. Contadores progressivos oferecerão preços fixos a preços acessíveis. No caso de Carlos, se eu tivesse entrado e revisto o trabalho do contador para ter certeza de que era pelo menos razoável, muitas de suas perdas poderiam ter sido mitigadas e seu investimento em um contador teria se compensado muitas vezes.
2. Use um sistema de folha de pagamento adequado
A folha de pagamento é assustadora e complicada. Existem muitas soluções de folha de pagamento disponíveis que eliminam o mistério e a complexidade do processo. Alguns são mais eficientes em termos de custos do que outros. Carlos permitiu que sua antiga contadora calculasse manualmente sua folha de pagamento e declarações de impostos e foi assim que ele se encrencou.
3. Crie uma equipe para o sucesso
Carlos se orgulha de ser um trabalhador esforçado e, como resultado, provavelmente sentiu que poderia assumir a responsabilidade do negócio sozinho. Ele estava errado e pagou muito por esse erro. Os donos de negócios mais fortes que conheci durante minha carreira montam uma equipe de consultores, mentores e confidentes aos quais se responsabilizam. Esta maior transparência, combinada com uma perspectiva diferente e independente, ajuda a garantir o seu sucesso como empresário.
4. Proteja o lado negativo enquanto permite o lado positivo
Os investidores profissionais podem divergir em muitos pontos, mas concordarão nisso: é importante ter uma estratégia que proteja o risco de queda. Como dono de uma pequena empresa, você é um investidor em seu negócio e trabalha muito para conquistar novos clientes, vender e gerar lucro. Assim que esse capital passar pelo registro da sua empresa, não o perca. Certifique-se de ter um seguro para sua empresa, controles de estoque e outras medidas de proteção para garantir que seu dinheiro arduamente ganho permaneça à sua disposição em caso de roubo, desastre natural ou outro evento catastrófico.