Erros comuns de contabilidade em pequenas empresas
A contabilidade em sua pequena empresa não envolve apenas manter os livros para fins fiscais, mas é um dispositivo importante para economizar dinheiro e identificar desperdício, fraude e roubo. É por isso que é tão importante para os donos de empresas contratar contadores profissionais em vez de tentar fazer os livros sozinhos ou delegar o trabalho a membros inexperientes da equipe. Mesmo empresas de sucesso podem facilmente quebrar por causa de erros contábeis que resultam em impostos não pagos, fraude, roubo ou apropriação indébita.
Erros de contabilidade mais comuns
Os erros de contabilidade incluem cometer erros matemáticos básicos, inserir dados incorretamente e deixar de documentar despesas e receitas. Os erros contábeis a seguir estão entre os mais comuns para pequenas empresas.
Organização
Em contabilidade, a organização é crítica. Isso significa manter os recibos de todas as despesas, usando cartões de crédito ou débito corporativos para despesas, mantendo os livros atualizados, anotando pequenas despesas de caixa com precisão no dia em que aconteceram e não misturar finanças pessoais e comerciais.
Como um empresário ocupado, é fácil pegar alguns suprimentos enquanto faz suas compras pessoais. No entanto, é importante obter recibos separados. Embora despesas abaixo de R$ 75 geralmente não exijam recibo, é sempre uma boa ideia conseguir um. Quando você pode mostrar os recibos de todas as suas despesas, os auditores ficam menos propensos a contestá-los.
Ficando para trás na papelada
Donos de pequenas empresas com a tarefa de tocar várias áreas da empresa frequentemente adiam a execução dos livros até o final da semana ou do mês - ou mais tarde. Esta é uma estratégia arriscada porque é fácil ficar atrás nas demonstrações financeiras, relatórios que devem ser preenchidos, pagamentos de impostos sobre vendas, pagamentos de contas e até mesmo cobrar os clientes pelo dinheiro que eles devem a você.
O atraso no faturamento pode resultar em cheques devolvidos, aumento de dívidas que nunca serão pagas e erros nas faturas que serão difíceis de provar em uma data posterior. Você pode ser responsabilizado por multas e juros por apresentar relatórios com atraso ou perder grandes oportunidades financeiras porque os livros não estão atualizados. Se você tiver que se esforçar ou se apressar para acompanhar seus livros, é mais fácil cometer erros caros.
Erros de matemática
A Receita Federal frequentemente descobre erros matemáticos e os corrige para você. No entanto, você não pode contar com nenhuma agência para detectar seus erros matemáticos. Existem também outros tipos de erros matemáticos que as agências não conseguem identificar e que podem ter um efeito cumulativo significativo em suas finanças. Esses tipos de erros incluem inserir os números no lugar errado, deixar de arredondar os números corretamente ou cometer erros que não sejam a seu favor.
Contratando pessoas erradas
Se a pessoa encarregada de fazer seus livros não sabe o que está fazendo, você é quem paga por quaisquer erros. Nenhum funcionário, parente ou conhecido casual se preocupará com seus livros tanto quanto você ou uma empresa de contabilidade profissional. Se essa pessoa cometer um erro, ela não será penalizado, como um contador, de responsabilidade fiduciária ou uma pessoa com interesse financeiro no negócio. O outro risco de contratar alguém que não seja um profissional é que a pessoa pode facilmente se envolver em atividades criminosas, como peculato ou roubo.
Não está disposto a delegar
Os donos de pequenas empresas muitas vezes não estão dispostos a delegar a contabilidade a profissionais de contabilidade experientes, mas o crescimento do negócio depende da capacidade crítica de permitir que outros profissionais lidem com qualquer coisa fora de suas competências essenciais.
Simplesmente, você deve estar disposto a deixar outras pessoas fazerem o trabalho delas enquanto você faz o seu. Poucos donos de empresas são qualificados em contabilidade, estratégias fiscais, gerenciamento de ativos de negócios e criação de entidades empresariais para capitalizar as vantagens de certas estruturas de negócios. Você precisa de consultoria especializada e de um contador experiente para maximizar a receita e minimizar os impostos.
Más comunicações
A má comunicação entre você e seu contador pode resultar em erros graves em seus registros, arquivamento de relatórios e resultar em tudo, desde declarações impossíveis de reconciliar até dados financeiros importantes imprecisos. É fácil esquecer que você pagou a alguém um bônus em dinheiro ou deu um desconto à vista, a menos que anote as informações e as transmita ao seu contador.
A tecnologia não evita erros contábeis por causa do ditado comercial “entra lixo, sai lixo”. A pessoa que insere os números contábeis em aplicativos de software e tecnologia precisa transferi-los corretamente e inseri-los no lugar certo na hora certa. O contador precisa saber quando arquivar a papelada e como interpretar fatos sobre ativos, impostos e outros assuntos.
Se você deseja obter o máximo de lucros com suas vendas e despesas, você precisa utilizar um contador experiente ou serviço de contabilidade para lidar com seus livros da maneira certa para ajudá-lo a evitar erros, encontrar economias em impostos e descobrir outras oportunidades de negócios com base em suas finanças foto. No mínimo, certifique-se de que os procedimentos e processos adequados estejam em vigor para manter a comunicação aberta e produtiva.