Goste ou não, a contabilidade é uma das tarefas que todo empresário tem que lidar. E se você pretende fazer sua própria contabilidade internamente ou contratar um contador profissional, você precisará se familiarizar com alguns termos básicos de contabilidade para PMES, pequenas e médias empresas.
Os dois métodos principais métodos de contabilidade
Regime de Competência : As empresas públicas e a maioria das empresas e profissionais no Brasil são obrigadas por lei a usar o regime de competência, que exige que a receita seja registrada quando o cliente for faturado e as despesas sejam registradas quando forem incorridas, em vez de quando os pagamentos reais são feitos. Regime de competência a contabilidade fornece uma imagem mais precisa da saúde de longo prazo da empresa.
Regime de Caixa : O regime de caixa é um método simples de controlar as receitas e despesas - a receita é registrada quando o cliente faz o pagamento e as despesas são registradas quando pagas. É mais frequentemente usado por empresas individuais e pequenas empresas que não mantêm estoque. Se o cliente tiver condições de crédito, a receita não é registrada até que o pagamento integral seja recebido, independentemente da data da fatura. Da mesma forma, se a empresa incorrer em uma despesa a crédito, a despesa não será registrada até que a fatura seja totalmente paga.
Declarações financeiras
Balanço patrimonial : Um balanço patrimonial é um instantâneo da situação financeira de uma empresa em um determinado momento. É organizado em duas colunas principais, com ativos em uma coluna e passivos e patrimônio líquido na outra. Os dois lados sempre são iguais (em outras palavras, ativos = patrimônio líquido menos passivos).
Demonstração do fluxo de caixa : O demonstrativo de fluxo de caixa mostra os movimentos de caixa e equivalentes de caixa dentro e fora da empresa. A demonstração do fluxo de caixa é uma ferramenta importante para avaliar a saúde do negócio, pois é possível mostrar o lucro na demonstração do resultado ao mesmo tempo em que o caixa da empresa é drenado. A maioria das empresas que falham o fazem devido a problemas de fluxo de caixa.
Contabilidade geral : A contabilidade geral é o registro completo das transações financeiras de uma empresa durante a vida da organização, incluindo ativos, passivos, receitas, despesas e patrimônio líquido.
Demonstração de Resultados : A demonstração de resultados (também conhecida como demonstração de lucros e perdas) mostra suas receitas, despesas e lucro para um determinado período. É um instantâneo do seu negócio que mostra se ele é ou não lucrativo naquele momento. A equação básica da demonstração de resultados é: receita menos despesas é igual a lucro ou prejuízo.
Termos contábeis usados nas demonstrações financeiras
Contas a Pagar (CP) : As contas a pagar são valores devidos pela empresa a vendedores, fornecedores, senhorios e outros prestadores de serviços. São registrados como um passivo no balanço patrimonial.
Contas a Receber (CR ): As contas a receber são quantias em dinheiro devidas à empresa por clientes ou clientes por bens e serviços prestados. Como os clientes têm uma obrigação legal de pagar, os valores são lançados como um ativo no balanço patrimonial.
Provisões : Mesmo que a transação ocorra meses no futuro, o fator gerador é reconhecido apenas no momento em que ocorrer. Provisões são receitas recebidas, mas ainda não formalmente registrados nos livros (como vendas concluídas, mas não faturadas) ou despesas de entrada, mas não recebidas (como mercadorias compradas, mas ainda não faturadas).
Ativos : Ativos são qualquer coisa de valor monetário que é propriedade da empresa. Ativos de negócios tangíveis típicos incluem terrenos, edifícios, equipamentos, dinheiro, veículos, contas a receber, etc. Ativos intangíveis incluem listas de clientes, contratos de franquia, financiamento favorável ou contratos de arrendamento, nomes de marcas, patentes , Direitos autorais, etc. Os ativos são expressos em termos de seu valor em dinheiro nos balanços.
Despesa de inadimplência : As dívidas incobráveis ocorrem quando os clientes não pagam os valores devidos. São registrados como despesa nas demonstrações financeiras.
Capital (também conhecido como capital de giro ): Capital de giro é o dinheiro que uma empresa tem disponível para pagar contas ou reinvestir. É igual ao valor de todos os ativos circulantes menos os passivos circulantes e é considerada uma medida chave do saúde de um negócio.
Depreciação : A depreciação ocorre à medida que os ativos da empresa, como veículos e equipamentos, perdem valor ao longo do tempo devido ao uso ou obsolescência. A depreciação é uma importante dedução fiscal - uma porcentagem do valor original do ativo pode ser baixada a cada ano com base na taxa de depreciação.
Dividendos : Os dividendos são distribuições de uma parte dos ganhos da empresa aos proprietários (acionistas) do negócio. Os dividendos podem ser emitidos em uma base regular ou não regular e podem consistir em dinheiro ou ações adicionais no negócio. Para fins fiscais, o proprietário de uma empresa pode preferir dividendos ao salário.
Patrimônio líquido (também conhecido como patrimônio líquido do proprietário ou do acionista) : O patrimônio líquido é a quantidade de dinheiro investido na empresa pelos proprietários (acionistas) mais quaisquer lucros retidos (não pagos aos proprietários), menos quaisquer obrigações ou qualquer dinheiro retirado na forma de sorteios.
Despesas : As despesas são custos incorridos por uma empresa para gerar receitas. As despesas podem ser fixas (como aluguéis ou salários) ou variáveis - aquelas que flutuam dependendo dos ciclos de vendas ou produção.
Ano fiscal : Um ano fiscal é o período de 12 meses que constitui o início e o fim dos registros financeiros anuais de uma empresa. Não corresponde necessariamente ao ano civil. Por exemplo, negócios sazonais como a agricultura costumam usar um ano fiscal que termina no outono.
Responsabilidades : Responsabilidades são obrigações financeiras devidas pela empresa, incluindo salários, imposto de renda, aluguéis, serviços públicos, pagamentos de juros e valores devidos a fornecedores. Os passivos podem ser de curto ou longo prazo e são agrupados nos balanços por ordem de classificação.
Receita : A receita bruta de uma empresa é a soma de todo o dinheiro gerado pela venda de bens e serviços, juros cobrados, royalties, venda de ativos, aluguel de propriedade e muito mais, antes de subtrair as despesas.
Contabilidade Facilitada
Se você decidir fazer parte ou toda a sua contabilidade, há uma série de softwares baratos e fáceis de aprender, com planos de contabilidade baseados em nuvem disponível para pequenas empresas que podem ajudá-lo a fazer algumas ou todas as seguintes opções:
- Criar faturas
- Despesas de registro
- Ser usados como sistemas POS (ponto de venda)
- Facilite o cálculo, cobrança e controle de impostos
- Gerar demonstrações financeiras
No entanto, o software não substitui uma compreensão sólida dos fundamentos da contabilidade. Se você não estiver familiarizado com esses termos, certifique-se de estudar ou consultar um profissional de contabilidade para garantir que você possa avaliar adequadamente a saúde financeira de seu negócio.
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