A evolução da tecnologia chegou para ficar e quanto antes estivermos preparados melhor. O uso do computador, da internet, redes sociais e outras ferramentas pelos empreendedores serve não somente 'para se atualizar' ou 'para ser diferente', temos que lembrar que essas ferramentas tem um enorme potencial de trazer diversos benefícios para sua empresa, como:
- Facilitação do trabalho: muitas empresas possuem tarefas repetitivas, como anotação de clientes, de caixa, estoque, etc. Essas tarefas podem ser facilitadas com o uso de computadores, além de permitir uma visibilidade melhor do seu contexto de fluxo de caixa e de frequência dos clientes ela também fornece mais segurança;
- Melhor experiência para os seus clientes: os clientes gostam de facilidades, se você conseguir atender eles mais rápido, eles vão adorar, se conseguir ter todas as informações que eles precisam de uma forma mais fácil, também;
- Redução de custos: isso mesmo! Utilizando sistemas que podem até automatizar algumas partes do seu dia a dia é uma maneira de reduzir custos tanto de tempo para as tarefas quanto de material (chega de papel!);
- Mais possibilidades: como mencionado antes, é possível uma melhor visão dos clientes e dessa forma você pode fornecer propagandas específicas sabendo quais clientes voltam mais, quais preferem agendar online, etc.
Quais equipamentos eu preciso
Tudo depende do seu tipo de negócio, do tamanho do negócio, etc. Aqui nós focaremos em uma empresa pequena, que esteja começando agora ou que esteja iniciando seu processo de digitalização. O processo passa muito pela mentalidade dos donos da empresa, eles precisam entender os benefícios e começar a se acostumarem com os equipamentos antes dos funcionários, para conseguir transferir o conhecimento e conseguir entender a implementação na empresa dos equipamentos, treinamento das pessoas, etc.
Quais os equipamentos básicos para começar:
1. Internet
A internet é uma das partes mais simples, você simplesmente precisa entrar em contato com algum provedor de internet e solicitar a implantação no seu estabelecimento, além da internet para uso da empresa também é possível aproveitá-la para uso dos clientes (ninguém fica longe do celular hoje em dia, não é?). Mas no caso da utilização dos clientes uma boa prática é ter dois pontos de acesso diferente para não congestionar sua internet.
Note que você não precisa ter muitos conhecimentos, basta esperar a implantação da rede e depois deixar disponível de forma clara a senha para os funcionários. Uma pratica comum para fornecimento de senha para os clientes é encomendar uma placa com a senha (ou mesmo escrever numa folha em letras grandes) e colar numa parede bem visível.
2. Telefone/celular
Muitas pessoas se esquecem mas o celular também é um computador, muitos dos atendimentos ainda acontecem por telefone ou celular (WhatsApp, normalmente), por isso é importante ter esses acessórios na sua estrutura. Nesse caso depende do seu público alvo, você pode escolher entre o celular ou telefone dependendo do seu negócio.
Muitas pessoas utilizam o celular pessoal para atendimento atualmente, mas não é uma boa prática porque as pessoas acabam sendo incomodadas na sua vida pessoal com questões do trabalho além de não ter um perfil específico no WhatsApp para aquele negócio (ou acabam perdendo o perfil pessoal).
3. Computador/notebook
O computador é o acessório mais versátil que você pode ter no seu negócio, permite a utilização de diversos programas para praticamente todas as áreas da empresa, desde gestão de clientes, dos funcionários, administração das redes sociais, etc. O requisito óbvio é possuir a internet e você está pronto.
A quantidade de computadores vai variar de acordo com seu negócio, em alguns casos apenas o dono utiliza para gestão geral do negócio. Mas muitos possuem um para a secretária/recepcionista ou para outros funcionários.
Outra questão peculiar à cada negócio é a possibilidade de usar apenas o celular ao invés do computador, pois existem aplicativos que permitem fazer gestão financeira, de clientes, dentre outros através do celular. Você deve avaliar qual se encaixa melhor. No geral o computador é mais flexível do que o celular e eles conseguem se complementar bem utilizados juntos.
4. Impressora
Atualmente muitas empresas precisam imprimir contratos, comprovantes, etc. Por isso a impressora ainda é o meio mais utilizado para isso, além das multifuncionais permitirem a digitalização de documentos para anexo em contratos e outros fins legais.
Especialmente clínicas e escritórios de advocacia possuem uma necessidade especial para esse acessório.
5. TV/monitor
Caso se utilize TVs para mostrar conteúdos para os clientes na sala de espera ou informativos sobre a empresa, esse será um equipamento a mais necessário. Monitores podem ser usados para esse fim também já que ambos possuem entradas HDMI normalmente, mas a utilização mais comum é para o computador (caso não se opte pelo notebook).
6. Outros periféricos
Periféricos do computador são os acessórios que conectamos: mouse, fone, teclado, etc. Eles são essenciais no caso do computador desktop e melhoram a utilização dos notebooks, são bem baratos em comparação aos outros equipamentos.
Configurar tudo isso
Apesar de sermos obrigados a nos adaptar à essas tecnologias, não somos obrigados a aprender tudo e para isso que existem profissionais de informática e outros que podem auxiliar na configuração de todos os equipamentos e no treinamento para a utilização adequada de cada um, afim de evitar danos e perdas desnecessárias.
Dependendo da loja de compra, eles já possuem o serviço de implantação dos equipamentos, você também pode optar por uma consultoria ou alguma empresa mais especializada nesse tipo de serviço.
Caso se sinta seguro, também pode se aventurar na configuração sozinho, mas lembre-se de não correr riscos desnecessários, tanto para você quanto para a perda de equipamentos.
Como conseguir equipamentos baratos
Vendo todos esses equipamentos é fácil imaginar que talvez saia uma fortuna, mas isso não é bem verdade! É claro que caso você precise de vários computadores é inevitável ter que gastar mais, mas lembre-se que existem estratégias para conseguir os melhores descontos e fazer os melhores negócios, algumas delas:
- Pesquise muito, uma das melhores maneiras de conseguir um bom negócio é pesquisar várias opções, lojas, vendedores e comparar todos eles;
- Peça desconto, muitos vendedores, especialmente quando você vai comprar vários equipamentos de uma vez, conseguem fazer descontos para você, caso você dê aquela choradinha;
- Considere equipamentos usados, muitas pessoas compram equipamentos novos e querem vender os seus usados, é uma boa possibilidade para conseguir alguns equipamentos bons sem gastar muito;
- Pense bem e vá com calma, a última dica aqui vale para todo o processo, pensar bem e talvez comprar os itens aos poucos pode te ajudar a entender melhor como a implantação acontecerá, além de permitir que você se acostume aos poucos com toda essa mudança tecnológica.
Esse foi nosso post sobre equipamentos básicos de informática, caso tenha gostado compartilhe com seus amigos no Facebook, WhatsApp, Telegram etc. E ajude eles a conseguirem construir seus negócios também!
