Como um empreendedor, os prazos são importantes para ajudá-lo a atingir objetivos grandes e pequenos. No entanto, você não terá sucesso instantâneo no mundo dos negócios apenas definindo prazos arbitrários para todos os seus projetos. Seus prazos precisam prepará-lo para o sucesso - eles devem ser estratégicos.
Os prazos estratégicos são projetados para ajudá-lo a se aproximar de seus objetivos todos os dias, semanas e meses. Desta forma, ele mantém você experimentando pequenas vitórias ao longo do caminho, ao invés de simplesmente pintar um grande alvo que está a meses de distância, o que apenas aumenta seus níveis de estresse. Mesmo assim, para a maioria das pessoas, poucas coisas causam preocupação, estresse e pânico tanto quanto os prazos.
Lembra da maratona de três dias sem dormir que você fez na escola apenas para enviar um trabalho de 20 páginas no prazo? Ou aquela semana incrivelmente maníaca no escritório quando sua equipe precisava dedicar mais tempo para impressionar um cliente valioso?
Nessas situações, muitas pessoas ficam estressadas a ponto de começarem a exibir sinais de estresse, o que pode causar em resultados ruins para todos. Por outro lado, algumas pessoas simplesmente têm visão fechada e não fazem nada além de trabalhar para alcançar a meta, negligenciando outras prioridades. São esses os efeitos contundentes que os prazos podem ter na nossa vida profissional.
Mas sempre há uma maneira mais eficaz de fazer as coisas. Prazos são fáceis de odiar, mas aqui está o porquê você deve amá-los. Por um lado, os prazos significam que você ainda está no jogo, que está no mercado. Mais importante, os prazos podem ser uma fonte de inspiração, entusiasmo, propósito e motivação em vez de medo, isso se seus prazos forem estratégicos.
Esqueça a noção de prazos que te mantém acordado à noite, afogado em ansiedade. Isso é não é nada mais do que psicologia negativa, a falácia do planejamento ou um exemplo comum de procrastinação. Prazos estratégicos razoáveis, na verdade, fazem o oposto. Aqui estão alguns motivos pelos quais os prazos estratégicos são importantes, especialmente para empreendedores.
Prazos mantêm você responsável por objetivos
Muito poucas coisas têm o poder de prender a atenção dos prazos quando se trata de definir um propósito e definir o cronograma para qualquer coisa importante que precise ser feita. Pode ser um prazo que seja definido por um cliente, gerente ou você mesmo, isso coloca todos os stakeholders na mesma página, trabalhando em prol de um objetivo comum.
Se você se dá um prazo pessoal, cria uma métrica crítica pela qual sua ação (ou omissão) pode ser considerada um fracasso ou sucesso. Nessas situações, você é o único responsável pelo resultado.
Se manter em uma direção positiva
Como os benefícios de se alcançar o sucesso, por sua definição, geralmente você deve superar as armadilhas do fracasso, as pessoas que estabelecem prazos estratégicos tendem a trabalhar (embora a contragosto) para cumprir esse prazo.
Quanto mais próximo o prazo se aproxima, mais agitadas ou motivadas as pessoas ficam. Quando as pessoas estão agitadas ou motivadas, elas tendem a se mover e a agir. Com o tempo, à medida que você se torna mais confortável trabalhando com prazos e ganha confiança em suas habilidades, o nervosismo dá lugar à empolgação.
Uma vez que a ação positiva - por menor que seja - o aproxima de atingir uma meta, quanto mais progresso você faz em direção a seus marcos significativos, mais alcançável o resultado parece. Depois de estabelecer o ritmo certo para suas progressões incrementais, tudo o que você precisa para cumprir o prazo é manter o ritmo.
Estimular a inovação e a criatividade
Para indivíduos motivados pelo sucesso, um prazo muitas vezes se torna um desafio envolvente e uma oportunidade para gerar valor. Que seu prazo seja para entregar o trabalho do cliente bem antes do planejado ou para apresentar um resultado que excede em muito as expectativas de seus clientes, os empreendedores motivados pelo sucesso usarão os prazos como um pivô para a excelência.
Pessoas bem motivadas aproveitam sua criatividade e habilidades de alta administração para reprojetar seus fluxos de trabalho e recursos para terminar o trabalho mais rápido e superar as expectativas. Líderes conhecidos como Steve Jobs eram famosos por estabelecer “prazos impossíveis” para trazer à tona a energia melhor e mais criativa de seus funcionários. Enquanto isso, muitos empresários aprenderam a aproveitar os prazos como uma vantagem estratégica nas negociações comerciais.
Priorize o que é mais importante
Os prazos afetam diretamente o seu tempo (e o de todos os outros). Portanto, eles o forçam a organizar suas tarefas em ordem de prioridade, para que você trabalhe apenas em objetivos que o aproximem de seus objetivos mais significativos. Você tem que aprender a se concentrar em seus marcos principais e simplesmente dizer não para o resto.
Caso contrário, você será inundado por vasculhar sua caixa de entrada de e-mail, rolar seu feed do Facebook ou ser amarrado a outras responsabilidades que farão com que você não entregue o que mais importa. Em outras palavras, se você não priorizar como está gastando seu tempo - quais prazos você deve cumprir - você terá um desempenho medíocre e seus prazos passarão por você.
Evita fazer promessas que você não pode cumprir
Os prazos são para o benefício de todos, mas você não precisa dizer "sim" a todos eles. Na verdade, se você reconhecer que um prazo proposto é muito exagerado para entregar um trabalho de qualidade, é sua responsabilidade recuar e ter certeza de não sacrificar os resultados finais em troca de apressar o envio de sua entrega.
Por outro lado, alguns prazos são muito frouxos, o que lhe dará tempo para relaxar e não se forçar a ser criativo sobre como você precisa fazer para atingir seu objetivo. Avalie seus pontos fortes e fracos em relação a qualquer prazo que está sendo proposto a você e também dentro de seu próprio processo interno de definição de prazos.
Sempre busque o ponto ideal onde os prazos o estimulam à ação, não à letargia; e onde eles encorajam a criatividade, mas não excessivamente. Quer você seja um "empreendedor solo" trabalhando diretamente com clientes ou com vários funcionários, sempre se esforce para gerenciar as expectativas com cuidado quando se trata de prazos. Nunca faça promessas que você não pode cumprir.
Abraçar falhas e continuar avançando
Algumas pessoas desejam resultados quase perfeitos quando se trata de seu ofício, negócio ou carreira. Isso não é inerentemente ruim, pois pode ajudar a empurrá-lo para superar algumas de suas atuais limitações pessoais e profissionais. Mas a perfeição também pode se tornar um grande obstáculo ao progresso se você permitir que ela se insinue em todos os aspectos do seu processo de tomada de decisão.
Felizmente, quando o prazo é apertado, você se força a colocar o desejo da perfeição em segundo plano para cumprir o prazo, o que é mais importante do que ajustar infinitamente os resultados. Faça isso várias vezes e se tornará parte da sua prática.
Para cumprir seus prazos, você pode ter que eliminar temporariamente os recursos úteis e reduzir sua entrega para ser o produto mínimo viável (MVP). Para jornalistas e escritores, os prazos nos forçam a parar de polir um parágrafo e nos concentrar em terminar o artigo da melhor maneira possível, com as limitações de tempo que temos.
Aumente sua confiança
Cumprir os prazos de forma consistente tem o benefício adicional de tornar você e sua equipe mais confiantes no longo prazo. A confiança que você ganha ao enviar produtos e colocar suas criações no mundo real permite que você não apenas assuma mais clientes ou responsabilidades no futuro, mas também explore novas abordagens, técnicas e avance ainda mais seu jogo.
Prepare você para o sucesso
A capacidade de cumprir prazos é uma métrica confiável para avaliar o desempenho - especialmente no mundo dos negócios, se você estiver se vendendo como um serviço. Mesmo em sua vida não profissional, a prática de definir prazos pessoais também é um indicador-chave de sucesso pessoal e empresarial. De acordo com o autor do best-seller e palestrante Brian Tracy, estabelecer prazos aumenta a probabilidade de sucesso em até 11,5 vezes.
Definindo prazos que trabalham para você
Alguns prazos dificultam a obtenção de um bom resultado, em vez de torná-lo mais fácil de obter. Na verdade, prazos excessivos - juntamente com procrastinação, gerenciamento de tempo ruim, ineficiências e outros fatores - podem contribuir para o grande número (52%) de empresas que não cumprem os prazos. Para garantir que seus prazos o ajudem a entregar resultados positivos repetidamente, considere isso.
- Adote uma metodologia como o SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound) ou uma abordagem similar para estabelecer metas estratégicas. Certifique-se de definir metas específicas e atingíveis para cada parte interessada no projeto, de modo que todos sejam responsabilizados.
- Estabeleça marcos razoáveis e prazos correspondentes, envolvendo todos e obtendo seus comentários sobre a melhor forma de agendar uma tarefa ou projeto. A data limite não deve ser muito fácil nem muito desafiadora.
- Implemente recompensas e penalidades por descumprimento ou cumprimento do prazo.
- A menos que você lide diretamente com os clientes, envolva as pessoas certas em seu processo de definição de prazos, para que você e sua equipe sejam responsáveis pelo cumprimento dos prazos definidos.
Lembre-se de que um prazo pode ser doloroso, mas é uma ferramenta eficaz para fazer as coisas. Use-o para esclarecer o propósito, motivar as pessoas e criar mudanças positivas.
